Warnsignale: wann ein Wechsel sinnvoll ist

Nicht jede Beschwerde rechtfertigt einen Wechsel. Ein einzelner schlechter Tag passiert jedem Betrieb. Häufen sich aber diese Signale, ist es Zeit, sich umzusehen:

  • Ständig wechselndes Personal, das das Objekt nicht kennt und jedes Mal neu eingewiesen werden muss
  • Kein fester Ansprechpartner, Reklamationen landen in einer Hotline und versanden
  • Leistungen aus dem Vertrag fallen still weg, etwa das Wischen der Böden oder die Küche
  • Die Rechnung bleibt gleich, die Qualität nicht
  • Keine Dokumentation, keine Kontrollgänge, keine Reaktion auf Hinweise
  • Verbrauchsmaterial fehlt regelmäßig, obwohl es vereinbart ist
  • Schlüssel oder Alarmcodes gehen ohne Rückmeldung von Hand zu Hand

Sprechen Sie die Punkte zuerst schriftlich an und setzen Sie eine Frist. Bessert sich nichts, haben Sie eine saubere Grundlage für die Kündigung.

Kündigungsfristen und Vertrag prüfen

Bevor Sie kündigen, lesen Sie den Vertrag. Reinigungsverträge im Gewerbe haben üblicherweise eine feste Laufzeit von zwölf Monaten und verlängern sich automatisch. Die Kündigungsfrist liegt oft bei drei Monaten zum Laufzeitende. Das sind branchenübliche Muster, kein Rechtsrat.

  • Laufzeit und Verlängerung: Wann endet die aktuelle Periode, und bis wann muss die Kündigung eingehen?
  • Form: Viele Verträge verlangen die Schriftform. Schicken Sie die Kündigung per Post mit Nachweis, zusätzlich per E-Mail.
  • Außerordentliche Kündigung: Bei wiederholten, dokumentierten Mängeln kann eine fristlose Kündigung möglich sein. Voraussetzung ist meist eine vorherige Abmahnung mit Frist.
  • Rückgabe: Regeln Sie, wann Schlüssel, Karten und Geräte des alten Betriebs zurückgegeben werden.

Bei Unsicherheit lohnt eine kurze rechtliche Prüfung. Sie kostet weniger als eine doppelte Rechnung über drei Monate.

Das Leistungsverzeichnis als Maßstab

Der häufigste Grund für Ärger ist nicht schlechte Arbeit, sondern unklare Erwartung. Wenn im Vertrag nur „Büroreinigung zweimal wöchentlich“ steht, hat jede Seite ihr eigenes Bild davon. Ein Leistungsverzeichnis schließt diese Lücke. Es listet pro Raum, was wie oft gemacht wird.

Nutzen Sie den Wechsel, um dieses Verzeichnis neu aufzusetzen. Nehmen Sie das alte als Basis und ergänzen Sie, was gefehlt hat. Fragen Sie jeden neuen Anbieter nach einem Angebot auf Basis desselben Verzeichnisses. Nur so sind die Preise vergleichbar. Welche Intervalle üblich sind, lesen Sie im Ratgeber Wie oft sollte ein Büro gereinigt werden?

Faustregel: Ein Angebot ohne Leistungsverzeichnis ist nur eine Zahl. Vergleichen Sie erst, wenn alle Anbieter dieselben Räume, Tätigkeiten und Intervalle beziffert haben.

Objektleiter und festes Personal

Fragen Sie jeden Anbieter zwei Dinge: Wer ist mein Ansprechpartner, und wer reinigt tatsächlich? Bei vielen Betrieben ist der Verkäufer nach Vertragsschluss nicht mehr erreichbar, und im Objekt wechseln die Kräfte wöchentlich.

Besser ist ein fester Objektleiter, der das Team zusammenstellt, einweist und regelmäßig kontrolliert. Er kennt Ihr Objekt und ist Ihre erste Anlaufstelle bei Fragen. Dazu gehört festes Stammpersonal, das die Räume kennt und nicht jedes Mal neu suchen muss, wo die Teeküche ist.

Bei uns ist das der Standard: ein Objektleiter pro Objekt, 12 feste Mitarbeiter, direkter Draht zur Geschäftsleitung. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die Seite Büroreinigung in Köln.

Versicherung und Schlüssel

Ein Reinigungsbetrieb hat Zugang zu Ihren Räumen, oft außerhalb der Arbeitszeit. Klären Sie vor dem Vertrag:

  • Betriebshaftpflicht: Lassen Sie sich den Nachweis zeigen. Sie greift bei Schäden an Ihrem Eigentum, etwa am Boden oder an Geräten.
  • Schlüsselverlust: Steht im Vertrag, wer bei verlorenen Schlüsseln die Schließanlage bezahlt?
  • Schlüsselverwaltung: Wer hat welchen Schlüssel, wo wird er aufbewahrt, wie wird die Ausgabe dokumentiert?
  • Alarmanlage: Eigene Codes pro Reinigungskraft, damit nachvollziehbar bleibt, wer wann im Gebäude war.
  • Datenschutz: Reinigungskräfte sehen Bildschirme und Akten. Eine Verpflichtung auf Vertraulichkeit sollte Teil des Vertrags sein.

Die Übergabe planen

Der Wechsel selbst dauert bei guter Planung eine Woche. Ohne Planung dauert er einen Monat und nervt alle. So läuft es üblicherweise:

  • Vier Wochen vorher: neuer Vertrag unterschrieben, Leistungsverzeichnis final, Starttermin fixiert.
  • Zwei Wochen vorher: Besichtigung mit dem neuen Objektleiter. Schlüssel, Alarmcodes, Lagerraum für Material und Ansprechpartner klären.
  • Letzte Woche: Der alte Betrieb reinigt bis zum Vertragsende. Rückgabe von Schlüsseln und Geräten mit Protokoll.
  • Starttag: Das neue Team beginnt, der Objektleiter ist vor Ort. Erster Kontrollgang nach dem ersten Einsatz.
  • Nach zwei Wochen: kurzes Gespräch. Passt der Plan, fehlt etwas, was fällt auf?

Vermeiden Sie eine Lücke zwischen alt und neu. Ein Büro, das drei Tage ohne Reinigung bleibt, verzeiht das dem neuen Anbieter nicht, auch wenn er nichts dafür kann.

Checkliste für den Wechsel

Zum Abhaken, bevor Sie unterschreiben:

  • Kündigungsfrist des alten Vertrags geprüft und Kündigung nachweisbar versendet
  • Leistungsverzeichnis neu erstellt und allen Anbietern gleich vorgelegt
  • Angebote mit gleichem Umfang verglichen, nicht nur die Endsumme
  • Fester Objektleiter mit Name und Telefonnummer benannt
  • Nachweis der Betriebshaftpflicht liegt vor
  • Schlüssel, Alarm und Datenschutz vertraglich geregelt
  • Starttermin ohne Lücke zum alten Vertrag
  • Erster Kontrollgang und Feedbackgespräch terminiert

Wer diese acht Punkte abhakt, hat den Wechsel im Griff. Und falls Sie parallel nach einem Betrieb in Köln suchen: Wir besichtigen Ihr Objekt kostenlos. Das Angebot baut auf genau diesem Leistungsverzeichnis auf.